1. Le parti
| Titolare del trattamento | Il locale (ristorante, bar, pizzeria, attività di somministrazione o asporto) che sottoscrive un abbonamento a Ordo e lo utilizza per ricevere e gestire gli ordini. Di seguito «Titolare». |
|---|---|
| Responsabile del trattamento | Hestia Properties S.r.l., Viale Certosa 218, 20156 Milano, P.IVA 10649831210 — fornitore del software Ordo. Di seguito «Responsabile». |
Il presente accordo integra i Termini di Servizio, si intende accettato con la loro sottoscrizione e resta in vigore per tutta la durata dell'abbonamento. Per i dati dell'account del locale e dell'abbonamento, Hestia è invece Titolare autonomo: quei trattamenti sono descritti nell'Informativa Privacy e restano fuori da questo accordo.
2. Oggetto del trattamento
2.1 Categorie di interessati
- Clienti del locale che ordinano tramite il menu digitale, al tavolo, per asporto o con consegna;
- Personale del locale con accesso a Ordo (gestori, camerieri, cassa, cucina).
2.2 Categorie di dati
| Ambito | Dati trattati |
|---|---|
| Clienti del locale | Nome, telefono, email se fornita, indirizzi di consegna, numero del tavolo, note all'ordine, storico degli ordini, identificativo del dispositivo, preferenze sul consenso marketing |
| Notifiche | Sottoscrizioni alle notifiche push del browser, usate per aggiornare il cliente sullo stato dell'ordine e, se ha dato il consenso, per le comunicazioni del locale |
| Personale | Nome, email, credenziali di accesso (password conservate solo come hash), ruolo, registro degli accessi |
Il Servizio non è progettato per trattare categorie particolari di dati (art. 9). Se un cliente inserisce nelle note informazioni di questo tipo — per esempio un'allergia o un'intolleranza alimentare — il dato viene conservato come parte dell'ordine e trattato esclusivamente per preparare e consegnare quell'ordine.
2.3 Finalità
Il Responsabile tratta i dati unicamente per erogare le funzioni del Servizio richieste dal Titolare: ricezione e gestione degli ordini, consegne, aggiornamento del cliente sullo stato dell'ordine, gestione del personale e dei permessi di accesso, comunicazioni del locale ai clienti che vi hanno acconsentito, assistenza tecnica su richiesta.
Il Responsabile non utilizza i dati dei clienti del Titolare per finalità proprie, non li cede a terzi se non ai sub-responsabili del §6, non li incrocia con quelli di altri locali e non li impiega per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
2.4 Durata
Il trattamento dura quanto l'abbonamento. Alla cessazione si applica il §10.
3. Istruzioni del Titolare
Il Responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare. Costituiscono istruzioni il presente accordo, i Termini di Servizio e le operazioni che il Titolare compie attraverso le funzioni di Ordo. Istruzioni ulteriori possono essere inviate a privacy@ordoapp.cloud. Se un'istruzione appare in contrasto con il GDPR, il Responsabile ne informa il Titolare senza eseguirla.
4. Obblighi del Responsabile
- Riservatezza: chi accede ai dati è vincolato alla riservatezza e autorizzato limitatamente a quanto serve al proprio compito;
- Sicurezza: sono adottate le misure del §5;
- Assistenza: il Responsabile aiuta il Titolare a rispondere alle richieste dei clienti (§7) e agli adempimenti degli artt. 32-36;
- Violazioni: comunicate secondo il §8;
- Restituzione o cancellazione dei dati alla fine del rapporto (§10).
5. Misure di sicurezza (art. 32)
- connessioni cifrate in HTTPS/TLS;
- password conservate esclusivamente come hash, mai in chiaro;
- separazione logica dei dati fra locali: ogni account accede solo ai dati del proprio locale;
- blocco dell'account dopo ripetuti tentativi di accesso falliti, protezione dei moduli contro richieste automatizzate e cross-site;
- controllo del contenuto dei file caricati e cartelle che non eseguono script;
- registro degli accessi;
- infrastruttura in data center nell'Unione Europea (§6).
6. Sub-responsabili (art. 28.2)
Il Titolare autorizza il Responsabile ad avvalersi del seguente sub-responsabile:
| Sub-responsabile | Servizio | Localizzazione | Accordo |
|---|---|---|---|
| Aruba S.p.A. Via San Clemente 53, 24036 Ponte San Pietro (BG) |
Hosting, database, backup e invio delle email di servizio | Italia (UE) | Sottoscritto (Art. 28) |
Servizi che NON trattano i dati dei tuoi clienti per nostro conto, e che per trasparenza indichiamo comunque:
- Paysera: se attivi i pagamenti online, colleghi un tuo account Paysera. Il cliente viene reindirizzato alla pagina di pagamento di Paysera e i dati della carta non transitano dai nostri sistemi: in quel rapporto Paysera è un tuo fornitore, non un nostro sub-responsabile.
- Notifiche push: viaggiano attraverso i servizi di notifica dei browser (Google, Apple, Mozilla) con contenuto cifrato end-to-end, che quei servizi non possono leggere.
- Traduzione automatica: la funzione «Traduci con AI» invia a OpenAI esclusivamente nomi e descrizioni di piatti, categorie e ingredienti del menu. Nessun dato dei clienti o del personale.
Nuovi sub-responsabili. Prima di aggiungerne uno il Responsabile informa il Titolare con almeno 30 giorni di preavviso. Entro quel termine il Titolare può opporsi per motivi legittimi; se il servizio non è altrimenti erogabile, può recedere senza penali. Ogni sub-responsabile è vincolato da obblighi equivalenti a quelli del presente accordo.
7. Diritti degli interessati
Le richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità vanno rivolte al Titolare, cioè al locale. Il Responsabile lo assiste con le funzioni del Servizio e, se necessario, con supporto tecnico. Una richiesta arrivata direttamente al Responsabile viene inoltrata senza ritardo al Titolare.
8. Violazioni dei dati (artt. 33-34)
Venuto a conoscenza di una violazione che riguardi i dati trattati per conto del Titolare, il Responsabile lo informa senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore, indicando natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati coinvolti, conseguenze probabili e misure adottate. La notifica all'autorità di controllo e l'eventuale comunicazione agli interessati restano in capo al Titolare.
9. Verifiche
Il Titolare può chiedere per iscritto le informazioni necessarie a verificare il rispetto del presente accordo, che il Responsabile fornisce entro 30 giorni.
10. Fine del rapporto
Alla cessazione dell'abbonamento il Titolare può esportare i propri dati. Il Responsabile li conserva per ulteriori 30 giorni, e successivamente li cancella insieme alle copie, salvo quanto debba essere conservato per obbligo di legge. Su richiesta scritta fornisce conferma dell'avvenuta cancellazione.
11. Lingua e contatti
Il presente accordo è disponibile anche in inglese. In caso di discrepanza fra le versioni, fa fede la versione italiana.
Hestia Properties S.r.l. — Viale Certosa 218, 20156 Milano — P.IVA 10649831210
Email: privacy@ordoapp.cloud — PEC:
hestiapropertiessrl@pec.it